Problemen verzenden ontvangen mail

Sinds afgelopen zondag ondervinden onze vrijwilligers problemen met het verzenden en ontvangen van mail. De hostingpartij is op de hoogte, maar heeft het probleem voor ons nog niet kunnen oplossen. Onder aan dit artikel vindt u algemene tips om spam tegen te gaan.

Vrijwilligers

De mail functioneert in de browser:

1. Login op: https://webmail.2is.nl,
2. Voer uw login naam of e-mail adres in,
3. Vul uw wachtwoord in,
4. Klik op het pijltje.

Leden

1. Als u een mail stuurt naar een van onze vrijwilligers, let er op dat de mail niet (met een foutmelding) terugkomt. Als dat gebeurt, neem dan via de Whatsapp contact op met de ontvanger.
2. Ook kan het zijn dat mail in de spam folder komt. Dit kan per ontvanger en dus email adres verschillen. Graag onderstaande procedure volgen.
   • De procedure is gemaakt voor Outlook, maar andere e-mail clients hebben een soortgelijke werkwijze.
   • De procedure is defensief geschreven. Dit houdt in dat u van andere vrijwilligers nog steeds mail in de spam folder kunt ontvangen. Volg voor dat e-mail adres dezelfde onderstaande procedure.

Spam procedure

1. U ziet dat u een spam / ongewenst bericht hebt ontvangen.

2. Ga naar de spam folder.

3. Selecteer het bericht.

4. Rechter muis toets om het context menu te openen.

5. Selecteer “Ongewenste e-mail”.

6. In dit geval vertrouw ik de afzender en selecteer ik “Geen ongewenste e-mail”.

7. Er verschijnt nu een dialoog.

8. Klik op de checkbox voor “webmaster@degrunte.nl”.

9. Klik op [OK].

10. Het bericht staat in “Postvak IN”. Volgende keer wordt het bericht niet meer in de spam folder geplaatst.

Herhaal deze procedure voor elke verzender die u vertrouwt.

Tips

Door deze tips te volgen, kunt u voorkomen dat u last hebt van spamberichten.

Ben je ontvanger

1. Installeer een spamfilter op uw e-mailprogramma of gebruik een e-mailservice met ingebouwde spamfilter.
2. Wees voorzichtig met het openen van onbekende e-mails: als u een e-mail ontvangt van een onbekende afzender, open hem dan niet en verwijder hem direct.
3. Geef nooit uw e-mailadres aan onbekenden of op verdachte websites.
4. Geef geen persoonlijke informatie op: als een e-mail u vraagt om persoonlijke informatie, zoals wachtwoorden of creditcardgegevens, geef die dan niet op.
5. Gebruik een apart e-mailadres voor online aankopen of registraties.
6. Markeer spam e-mails als spam in uw e-mailprogramma, zodat toekomstige e-mails van die afzender automatisch in de spambox terechtkomen.
7. Gebruik een uniek wachtwoord voor elk van uw e-mailaccounts.
8. Wees voorzichtig met het klikken op links in e-mails: als u een e-mail ontvangt met verdachte links, klik er dan niet op.

Ben je de verzender

Allereerst geldt, dat email niet met 100% zekerheid afgeleverd wordt. Er zijn geen vaste regels om te voorkomen dat jouw bericht in een spam filter komt of onderweg weggefilterd wordt. De meeste filters werken met een score lijst. Kom je boven de drempel, dan heb je pech. Daarbij komt nog dat elke email-client en server zijn eigen regels hanteert.

Als u zelf e-mails verstuurt en wilt voorkomen dat deze als spam worden beschouwd, kunt u het volgende doen:

1. Gebruik email op de juiste manier:
   • To/Aan: Altijd een adres op deze regel. Dit zijn de direct geadresseerden. Benoem ze in de aanhef. Voorbeeld : webmaster@degrunte.nl -> Hallo Roy & Jos. Als je alleen “Hallo, ” gebruikt scoor je een negatief punt. Daar komt nog bij dat ik alle mail ongelezen wegdoe, waar mijn naam niet bijstaat.
     
     Eentje die ik mij nu pas realiseer. Stel mijn email adres is jos001@live.nl. In de aanhef noem je “Hallo jos”. Dit komt overeen met het eerste deel van het adres. Dit is een negatief punt. Je kunt in zo’n geval beter de volle naam gebruiken. Leest voor de ontvanger slecht, maar hij komt wel aan. De ontvanger heeft niet goed nagedacht over de gevolgen van zijn slecht gekozen adres.
   • CC: voor mensen die op de hoogte gesteld dienen te worden, maar niet in de aanhef. Enkele adressen, niet te veel.
   •  BCC: voorbeeld van een mailing list. In de BCC kun je theoretisch oneindig veel adressen kwijt. Zet wel jouw eigen email adres op de TO; dit geeft je credits. Goed gebruik van BCC bevorderd de privacy.
   • Zijn alle adressen geldig?
   • Als email terug bounced doordat een adres vol is, dan scoor jij als afzender, negatief.
     
     Overtreedt u de regel, dan heeft u pech. Sommige spamfilters onderweg onthouden deze overtreding en blacklisten vaak het hele domein. Dus als een ander (in ons domein) de overtreding maakt, kan iedereen in ons domein er last van hebben.
   • Verzend e-mails alleen naar personen die u kent en die uw e-mails verwachten.
2. Altijd een onderwerp. Het is verstandig om het onderwerp terug te laten komen in het bericht. Het onderwerp “Mail” is niet een goed onderwerp. Wees specifiek. “Mijn email wordt niet afgeleverd in de inbox van de ontvanger”.
3. Vermijd trigger woorden. Denk hierbij aan gratis, free, virus, Lid / Member, nu handelen, nu actie , moet zo snel mogelijk, niet aarzelen, spamfilter, voor het te laat is, nu toeslaan. Veel uitroeptekens en vraagtekens achter elkaar.
4. Verzend geen e-mails in bulk, dit kan worden beschouwd als spam. Als je dat toch doet, gebruik dan “BCC” in plaats van “Aan”.
5. Standaard teksten, zoals disclaimers kunnen een automaat voor de gek houden. Zeker als de mail weinig tekst bevat. Repeterende tekst is een kenmerk van spam.
6. Grote kans dat het bericht niet aankomt met alleen een document in bijlage, of 1 afbeelding in de body en geen tekst dus. Je verhoogt hierdoor meteen de kans dat het domein slechter scoort.
7. Zo min mogelijk links, afbeeldingen in de mail opnemen. Als je een afbeelding/link toevoegt, dan ook tekst gebruiken. Houd de opmaak eenvoudig, een lettertype en één kleur. Houd de inhoud zo kort mogelijk en wees tot the point.
8. Onderaan de mail van de webmasters hebben wij een signature geplaatst met betrouwbare links. De mail wordt nog betrouwbaarder met adres gegevens.
9. Eindig een mail met goede “eindhef”. Ik weet niet hoe dat heet. Gebruik bijvoorbeeld “Met vriendelijke groet” en volgende regel jouw naam.
10. Te veel wit ruimtes. Bijvoorbeeld tussen twee alineas meerdere regels leeg. Dit wijst op een automatisch gegeneerd mailtje dat gemaakt is door een hobbyist. Dit is meer en deel van de spam.
11. Als je een document wilt sturen, gebruik dan geen Microsoft Word (of ander file dat macro’s of executables kan bevatten). Maak er een pdf van of als het enigszins kan, zet het in de body van de mail.

Door deze tips te volgen, kunt u voorkomen dat uw e-mails als spam worden beschouwd en kunt u ervoor zorgen dat uw e-mails worden bezorgd bij de juiste ontvangers.

Houdt er ook rekening mee dat e-mail überhaupt niet hoeft aan te komen door bijvoorbeeld technische redenen. Vergelijk het met de post, daar kunnen poststukken ook verloren raken. Dat is met e-mail niet anders.

Afsluiting

Het percentage spam e-mails varieert voortdurend, maar volgens sommige bronnen ligt het gemiddelde percentage spam e-mails op ongeveer 50-60%. Dit betekent dat ongeveer de helft van alle e-mails die worden verstuurd, spam e-mails zijn. Het percentage kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals het tijdstip van de dag, de locatie van de ontvanger, en de beveiligingsmaatregelen die worden genomen om spam tegen te gaan. De maatregelen worden steeds strikter. Dat houdt voor ons in dat we met zijn allen de regels moeten volgen.

Houd er rekening mee dat ook ons spamfilter steeds agressiever word ingesteld. Die van ons staat voor enkele adressen zelfs als “sterk” ingesteld. Dit is gedaan om spam naar ons domein terug te dringen. We zijn ons terdege bewust van het feit dat e-mail onze belangrijkste communicatie middel is. Maar we willen onze vrijwilligers ook beschermen.

Mocht je als vrijwilliger problemen ondervinden, meld je dan aan bij ons communicatie kanaal in de Whatsapp. Dit doe je door een email naar ons te sturen of door een Whatsapp berichtje te sturen naar Roy of Jos.

Ons excuus voor het ongemak.

Webmaster ZPV De Grunte